Laskutus (sovellukset)

1. Myyntisovellukset (lasku, lähete, kuitti, suppea tarjouslaskenta)
1.1 Saajan tiedot
1.2 Rivitiedot
1.3 Käännetty alv
1.4 Karhu- ja korkolaskut
1.5 Lähetteiden ja avointen laskujen yhdistäminen
1.6 Pikakuitti
1.7 Suppea tarjouslaskenta

2. Myyntireskontra
2.1 Suoritusten kirjaus
2.2 Raportit

Tulosta


1. Myyntisovellukset (lasku, lähete, kuitti, suppea tarjouslaskenta)

Xpajassa kaikki myyntisovellukset toimivat samalla tavalla. Valitse haluttu sovellus valikosta tai suoravalinnoista.

Uusi lasku, kuitti, lähete tai tarjous aloitetaan painamalla F10.

1.1 Saajan tiedot

Syötä Asiakas kenttään sana MUUT, jonka jälkeen voit täyttää tarvittavat asiakastiedot (kentästä toiseen voit liikkua nuolilla tai Enterillä). Jos asiakkaan tiedot on syötetty asiakasrekisteriin, paina F2 Haku ja etsi haluamasi asiakas rekisteristä. Voit etsiä asiakkaan joko tunnuksella tai nimellä.

myyntisovellukset_1

Lasku, lähete tai kuitti tulostetaan rivitietojen syöttämisen jälkeen F7 Tulosteet näppäimellä. Valikosta valitaan haluttu tuloste (lasku, kuitti, lähete), jonka jälkeen tietue siirtyy valitun tulosteen mukaan omaan sovellukseensa.

Tietue voidaan tallentaa myös avoimeksi työksi painamalla rivien syötön jälkeen F4 tallenna. Avoin työ näkyy sovelluksessa tunnuksella Avoin. Avoimella työllä ei ole esim. ”oikeaa” lasku numeroa, eikä se näy reskontra listauksissa

1.2 Rivitiedot

Täytettyäsi kaikki tarvittavat laskun saajan tiedot, paina F5 rivitiedot, jolloin pääset tekemään laskurivejä.

Rivityypit:

Rivityppivalintaan pääset painamalla koodi sarakkeessa nuolinäppäintä vasemmalle tai syöttämällä soluun rivityypin pikakoodin ja hyväksymällä sen painamalla Enter.

1. Koodillinen: LVIS-koodillinen tuote tai hinnastoon lisätty oma koodillinen tuoterivi.

2.Muut: Muut on tuote, jota ei löydy hinnastosta. Muut tuotteelle voidaan syöttää tuotenimike, määrä, yksikkö, hinta ja alennus Pikakoodi: MUUT

3.Teksti: Teksti kenttä. Rivityypille voidaan syöttää vapaa tekstiä kohtaan tuote. Pikakoodi: *

4.Erä Könttäsummainen rivi. Voidaan hyödyntää esim. maksuerälaskutuksessa. Riville syötetään tuotenimike ja summa Pikakoodi: ERA

5. Välisumma: Käytetään esim. koontilaskutuksessa erottelemaan saman työkohteen sisällä eri osioita. Esim. Huoneisto A ja Huoneisto B.Tarvitsee aina aloitus- ja lopetusmerkin, joiden sisälle kerätään osioon sisältyvät tuotteet. Pikakoodit; Aloitus: > ja Lopetus: <

Rivien keräys

Kirjoita koodi – soluun LVIS-koodi, jolloin ohjelma tuo koodillisen tuotteen hinnastosta riveille. Voit myös siirtyä hinnastoon etsimään tuotteita painamalla F2 tuotehaku. Katso ohjeita tuotehakuun kohdasta 2.2 Tuotehaku. Poimi tuotteita hinnastosta painamalla halutun tuotteen kohdalla sarkain näppäintä ja syöttämällä poimittava määrä. Poimittu tuote värjääntyy hinnastoon vihreällä värillä. Kaikki poimitut tuotteet viedään riveille painamalla Enter tai Esc.

Tuotteen poisto poiminnasta tapahtuu painamalla poimitun tuotteen kohdalla sarkain näppäintä, jolloin ohjelma kysyy poistetaanko poiminnasta.

Rivien käsittely:

Tyhjä rivi lisätään painamalla INSERT – näppäintä. Tyhjä rivi tulee aina aktiivisen rivin yläpuolelle.

Rivi poistetaan painamalla DELETE – näppäimellä. Ohjelma varmistaa rivin poiston kysymyksellä. Jos haluat poistaa useamman rivin kerralla, niin pidä Alt – näppäin pohjassa DELETE näppäintä painaessasi.

Hinnoittelu tapaa voidaan vaihtaa F6 Toiminnot alta ja valitsemalla vaihda hinnoittelu ja valitsemalla haluttu hinnoittelu tapa. Käytössä oleva hinnoittelutapa näkyy rivien tallenna –napin oikealla puolella.

  • Extrahinnat → ohjelma poimii aina kalleimman tukkurin hinnan.
  • Prioiriteeti → määritellään parametreilla tukkurien poimintajärjestys
  • Hinnan valinta → Poimitaan oletustukkurin (ensimmäisessä hinnaston sarakkeessa oleva tukkuri) hintaa tai valitaan hinta tuotteita poimittaessa

Alennusprosentit syötetään rivikohtaisesti alennus sarakkeeseen tai kaikille riveille valitsemalla F6 Toiminnot alta muutetaan alennukset ja syöttämällä alennusprosentti.

Netto tekstin lisäys nettohintaiselle tuotteelle. Mene tuoterivin kohdalle ja paina ctrl + F8, nyt rivillä näkyy esim. laskua tulostettaessa teksti nto. Teksti poistetaan painamalla rivin kohdalla ctrl+F9.

Katetiedot voidaan piilotta riveiltä valitsemalla F6 Toiminnot alta katetiedot päälle / pois.

Rivien järjestys koodin mukaan. Valitse F6 Toiminnot alta järjestä rivit. Rivien järjestys myös yhdistää samalla koodilla olevat tuotteet.

Nettohinnan syöttäminen. Liiku rivin kohdalle, jolle haluat syöttää nettohinnan ja paina F8 nettohinta.

Rivit tallennettaan painamalla esc tai klikkaamalla hiirellä tallenna nappia.

Rivien tulostus tapahtuu painamalla F7 Tulosteet alta Rivilistat.

Rivien uudelleen hinnoittelu. Valitse F6 Toiminnot alta hinnoittele uudelleen. Ohjelma hakee hinnoittelutavan mukaisen uuden hinnan riveille.

myyntisovellukset_2

1.3 Käännetty alv

Käännetyn alv saadaan päälle tai pois valitsemalla rivitiedoilla F6 Toiminnot alta Käännetty päälle/pois. Syötä y-tunnus -kenttään asiakkaan y-tunnus.

1.4 Karhu- ja korkolaskut

Karhulasku eli maksumuistutus

Liiku reskontrassa haluamasi laskun päälle ja paina F4 Näytä tiedot. Tämän jälkeen paina F7 Tulosteet ja valitse aukeavasta listasta Maksumuistutus. Ohjelma kysyy karhulaskun numeroa 01, 02 tai 03. Karhulaskujen tekstit ovat muutettavissa parametreilla (MUISTUTUS01, MUISTUTUS02 ja MUISTUTUS03). Pohjan valinnan jälkeen ohjelma tulostaa karhulaskun ja reskontran karhu -kenttään tulee karhulaskun numero.

Korkolasku

Korkolasku tehdään ohjelmassa seuraavasti. Mene sen suoritetun laskun kohdalle, josta korkolaskun haluat tehdä. Paina F6 Toiminnot ja Valitse Korkolasku. Ohjelma laskee automaattisesti laskulle koron sekä lisää siihen viivästymismaksun. Korkolasku on veroton lasku. Voit tarkistaa ohjelman tekemät rivit painamalla F5 Rivitiedot. Korkolaskun tulostat valitsemalla F7 Tulosteet alta Lasku. Lasku tulostuu reskontraan uudella laskunumerolla.

1.5 Lähetteiden ja avointen laskujen yhdistäminen

Yhdelle asiakkaalle tehdyt lähetteet tai avoimet tietueet voidaan kätevästi yhdistää yhdeksi laskuksi. Yhdistäminen tehdään seuraavasti:

  1. Poimi haluamasi lähetteet tai avoimet työt painamalla sarkain näppäintä
  2. Kun olet poiminut halutut lähetteet paina F6 Toiminnot ja valitse Yhdistä rivit.
  3. Lähetteet yhdistyvät ensimmäiseksi poimitun lähetteen alle. Muut poimitut lähetteet katoavat.
  4. Avaa ko. lähete (ensimmäiseksi valittu) painamalla F4 Näytä tiedot
  5. Paina F7 Tulosteet ja valitse lasku tai lähetyslista. Mikäli valitset lasku, niin lähetyslista katoaa ja ohjelma tekee uuden laskun reskontraan
  6. Jos haluat säilyttää lähetyslistan tee kohdat 1-3, jonka jälkeen liiku yhdistetyn lähetteen päälle ja paina F9 Kopio. Valitse F7 Tulosteet alta Lasku. Ohjelma tulostaa uuden laskun reskontraan. Lähetyslista josta lasku tulostettiin säilyy ohjelmassa.

1.6 Pikakuitti

Ohjelmasta voi tulostaa pikakuitin joko tuotteilla tai ilman tuotteita. Jos pikakuitti tulostetaan tuotteilla, näkyy tulosteessa tuotteiden nimet ja hinnat. Pikakuitin teko tuotteilla, täytyy aloittaa hinnastosta. Ilman tuotteita tehtävän pikakuitin voit tehdä missä tahansa ohjelmassa esim. kesken laskurivien teon. Tuotteettomaan kuittiin tulostuu teksti sen mukaan minkä toimialan ohjelma on käytössä (esim. sähköpuolen ohjelma tulostaa sähkötarvikkeita). Molemmilla tavoilla pikakuitit tallentuvat Kuitit – osioon.

Pikakuitti tuotteilla

  1. Poimi halutut tuotteet sarkain – näppäimellä ja syötä poimittava määrä
  2. Kun tuotteet on poimittu, niin valitse F6 Toiminnot alta Pikakuitti
  3. Klikkaa Nimi – kenttää ja kirjoita asiakkaan nimi
  4. Voit korottaa tai laskea loppusummaa syöttämällä haluamasi summan Veroton tai Verollinen – kenttään
  5. Jos korotat summaa, niin ohjelma nostaa kaikkien tuotteiden hintoja tasaisesti. Jos taas lasket summaa, niin ohjelma tekee kuittiin lisärivin, johon tulostuu teksti alennus ja rivin summaksi antamasi alennus euroina
  6. Kun summa on oikein paina Enter-näppäintä, jolloin pikakuitti tulostuu (tarvittaessa myös kopio pikakuitista)

Pikakuitti ilman tuotteita

  1. Missä tahansa ohjelmassa ollessasi paina F6 Toiminnot ja valitse Pikakuitti
  2. Klikkaa Nimi – kenttää ja kirjoita asiakkaan nimi (tulostusasu on sama kuin tähän kirjoittamasi)
  3. Syötä hinta kohtaan Veroton tai Verollinen hinta.
  4. Kun olet syöttänyt summan, paina Enter-näppäintä, jolloin pikakuitti tulostuu ulos (tarvittaessa myös kopio pikakuitista)

myyntisovellukset_3

1.7 Suppea tarjouslaskenta

Suppea tarjouslaskenta on tarkoitettu lähinnä tarvikkeiden tarjouslaskentaan. Tarjouksen laadinta poikkeaa laskutuksesta ainoastaan rivien laskenta tavassa. Tarjous voidaan laskea joko netto- tai ovh hintaisena.

myyntisovellukset_4

Laskentatapa valitaan riveille siirryttäessä F5 rivitiedot. Jos kysymykseen ”Haluatko laskennan nettohinnoilla?” vastataan Ei, käyttäytyy ohjelma kuten laskua tehtäessä. Nettohintainen laskenta voidaan tehdä käyttäen halvinta nettohintaa tai haluamasi tukkurin nettohintaa. Hinnoittelutavan voi vaihtaa valitsemalla F6 Toiminnot alta vaihda hinnoittelu.

myyntisovellukset_5

Katteen muuttaminen

Ohjelmassa voidaan käyttää kahta eri katelaskentatapaa Kerroinkatetta (kate lasketaan kertomalla) tai Myyntikatetta (kate lasketaan jakamalla). Oletus laskentatapa määritetään parametrilla NORM-KATE. Katelaskennan voi vaihtaa tarjouskohtaisesti F6 Toiminnot alta kohdasta vaihda katetyyppi.

Ohjelman oletuskate määritetään parametrilla NORTARKATE.

Kate voidaan määrittää tuotekohtaisesti laskentarivien katesarakkeeseen tai koko tarjoukseen F6 Toiminnot alta muutetaan katteet ja syöttämällä kateprosentti.

Tarjouksen muuttaminen laskuksi tai lähetteeksi

Tarjous voidaan muuttaa laskuksi tai lähetteeksi valitsemalla tarjouksen saajatietojen ikkunassa F6 Toiminnot alta kopio laskutettavaksi. Ohjelma kopio tarjouksen laskutukseen tai lähetyslistoihin uudella avoimella numerolla. Lasku tulostetaan menemällä laskutukseen ja avaamalla ko. avoin F4:llä, jonka jälkeen valitaan F7 Tulosteet alta lasku.

2. Myyntireskontra

Laskutusohjelmaan voidaan liittää X-paja-ohjelmistossa myynninseuranta, josta saadaan listaukset halutulta aikaväliltä. Eri pankkiohjelmista saadaan haettua viiteluettelot, jotka voidaan purkaa reskontraan. Listauksissa näkyy myyntierittely, sekä mihin pankkiin ja milloin suoritukset ovat tulleet. Eri pankkeja sekä myyntierittelyitä varten on perustettava parametreja, jotta halutut asiat voidaan toteuttaa.

2.1 Suoritusten kirjaus

Pankista tullut viitesiirtoaineisto puretaan ohjelmaan valitsemalla laskutuksessa F6 Toiminnot alta Viitesuoritusten purku. Valitse suorituserittelystä pankki, jonka aineistoa olet purkamassa. Ohjelma purkaa viiteaineistosta suoritukset, joissa on mainittu viitenumero ja laskun summa on oikein. Aineistossa virheelliset suoritukset tulostuvat ”Epäselvät / tupla viitesuoritukset” – listalle ja ne on kirjattava ohjelmaan manuaalisesti.

Laskut kirjataan manuaalisesti liikkumalla kirjattavan laskun kohdalle ja valitsemalla F6 Toiminnot alta Suoritusten kirjaus. Syötä maksupäivämäärä ja summa. Tämän jälkeen valitaan suorituserittelystä pankki, johon lasku on maksettu.

2.2 Raportit

Reskontra raportit tulostetaan laskut/reskontra sovelluksen päätasolla valitsemalla F7 tulosteet alta haluttu raportti.

  • Avoimet laskut: Lista kaikista laskuista, joista puuttuu suoritus syöttämänäsi päivänä.
  • Lähteneet laskut: Tulostaa halutulla aikavälillä lähteneet laskut. Lista voidaan järjestää numeron, laskupäivän, asiakkaan tai myyntierittelyn mukaan.
  • Erääntyneet laskut: Listalle tulostuu syötetyllä aikavälillä erääntyneet laskut.
  • Suoritetut laskut: Listalle tulostuu syötetyllä aikavälillä suoritetut laskut.

 

 

 

 

Top