1 Työntekijätietojen ylläpito
1.1 Työntekijöiden lisäys
1.2 Työntekijätietojen muuttaminen
1.3 Työntekijätietojen vienti Exceliin (csv)
1.4 Käyttöoikeustasot
2 Tapahtumien kirjaus
2.1 Tapahtumien syöttö ja muuttaminen
2.3 Pääkäyttäjän työkalut
3 Tapahtumien siirto työmääräimelle (laskutukseen)
3.1 Palkkatapahtumien linkitys
4 Tapahtumien siirto palkanlaskentaan
4.1 Tapahtumakirjauksen palkkatapahtumien valinta
1 Työntekijätietojen ylläpito
Työntekijätietojen tallentaminen kannattaa aloittaa perustamalla työntekijä Henkilö- rekisteriin palkanlaskentaa varten, jos kyseessä on omaan henkilökuntaan kuuluva henkilö ja käytössä on palkanlaskenta.
1.1 Työntekijöiden lisäys
Avaa Tapahtumakirjaus ja valitse ”Työntekijätietojen ylläpito”. Valitse ”Lisää oma työntekijä tai ulkopuolinen työntekijä”.
Ohjelma antaa työntekijälle numeron(001-999 omille työntekijöille ja A001-A999 muille). Mikäli käytössä on palkanlaskenta, valitse pudotusvalikosta oikea henkilö ja paina ”Tuo tiedot palkanlaskennasta”.
Jos palkanlaskenta ei ole käytössä syötä henkilön tiedot niille varattuihin kenttiin. Henkilölle täytyy syöttää etunimi, sukunimi, valita työsuhteen laatu ja työnantaja. Jos käytätte Xpajaa myös urakka- ja työntekijätietojen lähettämiseen verottajalle, syöttäkää myös muut tiedot (Sotu ei ole pakollinen tieto).
Paina lopuksi ”Tallenna”.
HUOM! Jos työntekijällä pitää olla mahdollisuus syöttää omia tuntejaan suoraan Xpajaan, täytyy työntekijälle perustaa käyttäjätunnus Xpajaan -> katso kohta Parametrit.
1.2 Työntekijätietojen muuttaminen
Valitse henkilö ja paina ”Muuta” muokataksesi työntekijän tietoja. Voit nopeuttaa työntekijän hakemista valitsemalla ylimmästä pudotusvalikosta työnantajan, jonka jälkeen työntekijälistalla näkyy vain ko. työnantajan työntekijät.
Tietojen muuttamisen jälkeen paina ”Tallenna”.
1.3 Työntekijätietojen vienti Exceliin (csv)
Valitse ylläpitoikkunassa ”Työntekijät CSV-tiedostoon”
Valitse henkilöt, jotka haluat viedä. Paina ”Selaa” valitaksesi vientihakemiston. Kun hakemisto on valittu, paina ”Tee CSV”.
1.4 Käyttöoikeustasot
Kun henkilöt on luotu työntekijöiden ylläpitoon, määritetään käyttöoikeudet parametrilla PORTAALI. Valitse Rekisterit -> Parametrit ja hae ko. parametri. Avaa parametri painamalla F4 ja valitse F5 rivitiedot.
0 | (tyhjä) pystyy syöttämään, korjaamaan ja näkemään vain omat työnsä. ei pysty hyväksymään. |
1 | pääsee syöttämään, korjaamaan ja näkemään myös muiden töitä. pystyy hyväksymään. |
2 | pääsee syöttämään, korjaamaan ja näkemään myös muiden töitä. pystyy hyväksymään ja voi vaihtaa tapahtumien jaksovälin. |
10 | Täydet oikeudet (2-tason lisäksi pystyy myös määrittämään muiden tuntilistat valmiiksi). |
99 | Pääkäyttäjä (palkanlaskija) |
2 Tapahtumien kirjaus
Tapahtumien kirjausikkunassa voit lisätä uusia tapahtumia, muokata vanhoja, vaihtaa jaksoväliä ym. Kaikki toiminnot eivät ole käytössä kaikilla käyttäjillä vaan vaativat erilaisia käyttöoikeuksia -> katso kohta käyttöoikeustasot.
2.1 Tapahtumien syöttö ja muuttaminen
Valitse pudotusvalikosta henkilö tai hae henkilö hakukenttää hyödyntäen. Kirjoita hakuun esim. Joni ohjelma hakee ensimmäisen Joni nimisen henkilön, paina seuraava jos haluat etsiä seuraavaa hakuehdon täyttävää henkilöä.
Valitse päivämäärä (voit valita päivämäärän vain annetulle jaksovälille) ja tapahtuma. Syötä palkkakenttään palkanlaskentaan siirrettävä määrä ja laskutuskenttään laskutukseen siirrettävä määrä, jos määrä poikkeaa palkkoihin siirrettävästä määrästä. Jos tapahtumaa ei kohdisteta laskutuksen (työmääräimelle), voi laskutuskenttään jättää määrän, joka kopioituu palkkakentästä.
Valitse työnumero, työmääräinnumero ja erittely, jos haluat kohdistaa tapahtuman jollekin näistä. Syötä ”Lisätieto tuntilapulle” -kohtaan tapahtuman kuvaus, esim. viemärin avaus. Lisätieto näkyy tuntilapulla ja laskutuksessa. Lisätieto ei ole pakollinen.
Paina lopuksi ”Lisää”, jolloin tapahtuma siirtyy omana rivinään taulukkoon. Kun jakson kaikki tapahtumat on lisätty, muuta tuntilapun tila valmiiksi painamalla ”Valmis”.
Jos haluat muuttaa tapahtumaa, valitse haluttu tapahtuma klikkaamalla ja paina ”Muuta”. Tapahtuman poisto onnistuu, klikkaamalla haluttua tapahtumaa ja valitsemalla ”Poista”. Laskutukseen tai palkanlaskentaan vietyä tapahtumaa ei voi muuttaa tai poistaa.
2.2 Tapahtumien syöttö ja muuttaminen
Jaksovälin muuttaminen vaatii vähintään käyttöoikeusluokan 2. Lisää käyttöoikeuksista -> katso kohta käyttäjätasot.
Klikkaa päivämääräkenttiä valitaksesi uuden jaksovälin. Paina lopuksi ”Tallenna jaksoväli”. Älä vaihda jaksoväliä ennen kuin kaikki henkilöt ovat merkattu hyväksytyiksi.
Voit myös tulostaa tuntilapun painamalla nappia ”Näytä tapahtumat muulta ajalta” ja syöttämällä päivämäärävälin. Tai tulostaa kaikkien henkilöiden tuntilaput valitsemalla ”Tulosta kaikki” (tasot 1,2,10 ja 99)
2.3 Pääkäyttäjän työkalut
Nollaa palkat (taso 99)
Toiminnolla voidaan poistaa palkanlaskentamerkintä kaikista tapahtumista valitulta työntekijältä. Käytetään vain virhetilanteissa.
Palkanlaskennan tarkastusväli (taso 99)
Mikäli haluat tarkastella aikaisempia jaksoja ruksaa kohta ”Palkanlaskennan tarkastusväli”, valitse päivämääräväli ja paina ”Tallenna jaksoväli”.
Tapahtumien hyväksyminen (tasot 1, 2, 10 ja 99)
Valitse tarkasteltava henkilö. Mikäli henkilön tuntilapun tila on valmis. Voit muuttaa tuntilapun tilaksi ”Hyväksytty” painamalla Hyväksy –nappia.
Kaikkien henkilöiden tuntilaput tulee olla ”Hyväksytty” –tilassa, jotta tiedot siirtyvät palkanlaskentaan.
3 Tapahtumien siirto työmääräimelle (laskutukseen)
Valitse Sovellukset -> Myynti -> Työmääräimet/tilaukset. Hae työmääräin, jolle on syötetty tapahtumia. Avaa työmääräin F4:llä ja mene rivitiedoille F5. Liiku tyhjälle riville ja valitse F5 Hae tapahtumat. Voit hakea työmääräimelle vain hakemattomat tapahtumat tai kaikki työmääräimelle syötetyt tapahtumat. Tapahtumia ei tarvitse hyväksyä ennen työmääräimelle hakua.
Haun jälkeen tapahtuma siirtyy riveille ja merkataan tapahtumakirjauksessa laskutetuksi.
Työmääräinrivit
Tapahtumakirjaus
3.1 Palkkatapahtumien linkitys
Syötetyt palkkatapahtumat tapahtumakirjauksessa pitää linkittää jollekin laskutuskoodille (hinnaston tuotteelle), jotta syötetyt tapahtumat siirtyvät työmääräimelle.
Siirry kohtaa Rekisterit -> Parametrit ja etsi parametri PORTAALI. Avaa parametri F4:llä ja valitse F5 rivitiedot. Liiku halutun henkilön kohdalle ja valitse F4 Laskutuskoodit
Valitse vasemmasta sarakkeesta palkkatapahtuma ja keskimmäisestä sarakkeesta tapahtumaa vastaava hinnastokoodi. Paina lisää, jolloin linkitys siirtyy ”Laskutuskoodit” sarakkeeseen. Voit kohdistaa hinnaston koodit syöttämällä hakukenttään koodin alkua ja painamalla kohdista.
Jos haluat poistaa linkityksen, valitse haluttu linkitys oikeasta sarakkeesta ja paina poista.
4 Tapahtumien siirto palkanlaskentaan
Kun kaikki tapahtumat on merkitty valmiiksi ja hyväksytty, voidaan tapahtumat hakea palkanlaskentaan. Tapahtumat voidaan hakea palkkajaksolle vain siirryttäessä jakson rivitiedoille ensimmäisen kerran.
Siirry palkanlaskentaan ja perusta uusi jakso. Syötä jaksolle alku ja loppu päivät. Jaksolle haetaan tapahtumat tapahtumakirjauksesta tältä aikaväliltä. Valitse F5 Rivitiedot.
Kun vastaat kysymykseen, siirtyvät ne henkilöt palkanlaskentaan joille on syötetty tapahtumia tapahtumakirjauksessa. Siirretyt tapahtumat merkitään haetuiksi palkanlaskentaan.
Palkanlaskentarivit
Tapahtumakirjaus
Avaa henkilön tapahtumat painamalla F5 Tapahtumat. Tee mahdolliset muokkaukset ja lisäykset ja paina lopuksi Hyväksy.
4.1 Tapahtumakirjauksen palkkatapahtumien valinta
Valitse Rekisteri-> Parametrit. Hae parametri PA_TAPAHTUMAT ja avaa parametri F4:llä. Siirry parametrit rivitiedoille painamalla F5.
Kun Nro sarakkeeseen syötetään numero, aktivoituu ko. tapahtuma tapahtumakirjaukseen. Syötä numerot aktivoitaville tapahtumille taulukon mukaan:
1 | Tuntityö | 65 | Ateriakorvaus | 92 | yli 70 km |
2 | Urakkatyö | 66 | Puolipäiväraha | 93 | yli 80 km |
21 | ylityö 50% | 67 | Kokopäiväraha | 94 | yli 90 km |
22 | ylityö 100% | 68 | KM-korvaus | 95 | yli 100 km |
23 | ylityö 150% | 69 | Matkakorvaus | ||
24 | ylityö 200% | 70 | Yömatkaraha | ||
40 | Arkipyhäkorvaus | 85 | Matkakorvaus yli 5 km | ||
50 | Sairausaika | 86 | yli 10 km | ||
55 | Vuosiloma | 87 | yli 20 km | ||
56 | Saldovapaa | 88 | yli 30 km | ||
57 | Talviloma | 89 | yli 40 km | ||
58 | Ylityövapaa | 90 | yli 50 km | ||
59 | Pekkasvapaa | 91 | yli 60 km |
Huom! Jos tapahtumakirjausta on jo käytetty ja haluat muuttaa tapahtuman numeroa, ota yhteyttä Pajadatan ylläpitoon ja kysy lisäohjeita.
5 Parametrit
KÄYTTÄJÄ_XXX
Nimi: Käyttäjän kirjautumisnimi
Tyyppi: 1
Arvo1: Käyttäjän salasana sekä tunnus tapahtumakirjauksessa kaksoispisteellä eroteltuna.
Jos haluat rajata käyttäjälle oikeuden vain tapahtumakirjaukseen, valitse F5 rivitiedot. Valitse sovellus-sarakkeeseen ”Poikkeus” ja oikeus-sarakkeeseen ”Vain tapahtumakirjaus”.
TAPAHTUMAKIR_ALKU ja TAPAHTUMAKIR_LOPPU
Parametreille tallennetaan tapahtumien syöttövälin alku- ja loppupäivä sovellusta käyttöönotettaessa. Muulloin päivämäärää vaihdetaan Tapahtumien kirjausikkunassa.
Tyyppi: 4
Arvo4: Päivämäärä
TAPAHTUMAKIR_ALKU_LASKENTA ja TAPAHTUMAKIR_LOPPU_LASKENTA
Parametreille tallennetaan tapahtumien tarkasteluvälin alku- ja loppupäivä sovellusta käyttöönotettaessa. Muulloin päivämäärää vaihdetaan Tapahtumien kirjausikkunassa.
Tyyppi: 4
Arvo4: Päivämäärä
TAPAHTUMAKIR_TASO
Parametrilla määritetään palkkatapahtumien yhdistely laskutuksessa
Tyyppi: 2
Arvo2: Taso (0,1,2 tai 3)
0 | Yhdistää kaikki samat tapahtumat yhdeksi riviksi |
1 | Samalle päivälle syötetyt tapahtumat yhdistetään yhdeksi riviksi, koodi -järjestyksessä. |
2 | Samalle päivälle syötetyt tapahtumat yhdistetään yhdeksi riviksi, päivämäärä -järjestyksessä. |
3 | Samalle päivälle syötetyt tapahtumat yhdistetään yhdeksi riviksi henkilöittäin, sekä lisää työmääräinriveille myös tapahtumalle syötetyn lisätiedon tekstirivinä |
MUUT TARVITTAVAT PARAMETRIT
Katso kohdat:
- Käyttöoikeustasot
- Tapahtumakirjauksen palkkatapahtumien valinta
- Palkkatapahtumien linkitys