1 Työntekijätietojen ylläpito
1.1 Työntekijöiden lisäys
1.2 Työntekijätietojen muuttaminen
1.3 Työntekijätietojen vienti Exceliin (csv)
1.4 Käyttöoikeustasot

2 Tapahtumien kirjaus
2.1 Tapahtumien syöttö ja muuttaminen
2.3 Pääkäyttäjän työkalut

3 Tapahtumien siirto työmääräimelle (laskutukseen)
3.1 Palkkatapahtumien linkitys

4 Tapahtumien siirto palkanlaskentaan
4.1 Tapahtumakirjauksen palkkatapahtumien valinta

5 Parametrit

---

1 Työntekijätietojen ylläpito

Työntekijätietojen tallentaminen kannattaa aloittaa perustamalla työntekijä Henkilö- rekisteriin palkanlaskentaa varten, jos kyseessä on omaan henkilökuntaan kuuluva henkilö ja käytössä on palkanlaskenta.

1.1 Työntekijöiden lisäys

Avaa Tapahtumakirjaus ja valitse ”Työntekijätietojen ylläpito”. Valitse ”Lisää oma työntekijä tai ulkopuolinen työntekijä”.

Ohjelma antaa työntekijälle numeron(001-999 omille työntekijöille ja A001-A999 muille). Mikäli käytössä on palkanlaskenta, valitse pudotusvalikosta oikea henkilö ja paina ”Tuo tiedot palkanlaskennasta”.

Jos palkanlaskenta ei ole käytössä syötä henkilön tiedot niille varattuihin kenttiin. Henkilölle täytyy syöttää etunimi, sukunimi, valita työsuhteen laatu ja työnantaja. Jos käytätte Xpajaa myös urakka- ja työntekijätietojen lähettämiseen verottajalle, syöttäkää myös muut tiedot (Sotu ei ole pakollinen tieto).

Paina lopuksi ”Tallenna”.

HUOM! Jos työntekijällä pitää olla mahdollisuus syöttää omia tuntejaan suoraan Xpajaan, täytyy työntekijälle perustaa käyttäjätunnus Xpajaan -> katso kohta Parametrit.

1.2 Työntekijätietojen muuttaminen

Valitse henkilö ja paina ”Muuta” muokataksesi työntekijän tietoja. Voit nopeuttaa työntekijän hakemista valitsemalla ylimmästä pudotusvalikosta työnantajan, jonka jälkeen työntekijälistalla näkyy vain ko. työnantajan työntekijät.

Tietojen muuttamisen jälkeen paina ”Tallenna”.

1.3 Työntekijätietojen vienti Exceliin (csv)

Valitse ylläpitoikkunassa ”Työntekijät CSV-tiedostoon”

Valitse henkilöt, jotka haluat viedä. Paina ”Selaa” valitaksesi vientihakemiston. Kun hakemisto on valittu, paina ”Tee CSV”.

1.4 Käyttöoikeustasot

Kun henkilöt on luotu työntekijöiden ylläpitoon, määritetään käyttöoikeudet parametrilla PORTAALI. Valitse Rekisterit -> Parametrit ja hae ko. parametri. Avaa parametri painamalla F4 ja valitse F5 rivitiedot.

0	(tyhjä) pystyy syöttämään, korjaamaan ja näkemään vain omat työnsä. ei pysty hyväksymään.
1	pääsee syöttämään, korjaamaan ja näkemään myös muiden töitä. pystyy hyväksymään.
2	pääsee syöttämään, korjaamaan ja näkemään myös muiden töitä. pystyy hyväksymään ja voi vaihtaa tapahtumien jaksovälin.
10	Täydet oikeudet (2-tason lisäksi pystyy myös määrittämään muiden tuntilistat valmiiksi).
99	Pääkäyttäjä (palkanlaskija)

2 Tapahtumien kirjaus

Tapahtumien kirjausikkunassa voit lisätä uusia tapahtumia, muokata vanhoja, vaihtaa jaksoväliä ym. Kaikki toiminnot eivät ole käytössä kaikilla käyttäjillä vaan vaativat erilaisia käyttöoikeuksia -> katso kohta käyttöoikeustasot.

2.1 Tapahtumien syöttö ja muuttaminen

Valitse pudotusvalikosta henkilö tai hae henkilö hakukenttää hyödyntäen. Kirjoita hakuun esim. Joni ohjelma hakee ensimmäisen Joni nimisen henkilön, paina seuraava jos haluat etsiä seuraavaa hakuehdon täyttävää henkilöä.

Valitse päivämäärä (voit valita päivämäärän vain annetulle jaksovälille) ja tapahtuma. Syötä palkkakenttään palkanlaskentaan siirrettävä määrä ja laskutuskenttään laskutukseen siirrettävä määrä, jos määrä poikkeaa palkkoihin siirrettävästä määrästä. Jos tapahtumaa ei kohdisteta laskutuksen (työmääräimelle), voi laskutuskenttään jättää määrän, joka kopioituu palkkakentästä.

Valitse työnumero, työmääräinnumero ja erittely, jos haluat kohdistaa tapahtuman jollekin näistä. Syötä ”Lisätieto tuntilapulle” -kohtaan tapahtuman kuvaus, esim. viemärin avaus. Lisätieto näkyy tuntilapulla ja laskutuksessa. Lisätieto ei ole pakollinen.

Paina lopuksi ”Lisää”, jolloin tapahtuma siirtyy omana rivinään taulukkoon. Kun jakson kaikki tapahtumat on lisätty, muuta tuntilapun tila valmiiksi painamalla ”Valmis”.

Jos haluat muuttaa tapahtumaa, valitse haluttu tapahtuma klikkaamalla ja paina ”Muuta”. Tapahtuman poisto onnistuu, klikkaamalla haluttua tapahtumaa ja valitsemalla ”Poista”. Laskutukseen tai palkanlaskentaan vietyä tapahtumaa ei voi muuttaa tai poistaa.

2.2 Tapahtumien syöttö ja muuttaminen

Jaksovälin muuttaminen vaatii vähintään käyttöoikeusluokan 2. Lisää käyttöoikeuksista -> katso kohta käyttäjätasot.

Klikkaa päivämääräkenttiä valitaksesi uuden jaksovälin. Paina lopuksi ”Tallenna jaksoväli”. Älä vaihda jaksoväliä ennen kuin kaikki henkilöt ovat merkattu hyväksytyiksi.

Voit myös tulostaa tuntilapun painamalla nappia ”Näytä tapahtumat muulta ajalta” ja syöttämällä päivämäärävälin. Tai tulostaa kaikkien henkilöiden tuntilaput valitsemalla ”Tulosta kaikki” (tasot 1,2,10 ja 99)

2.3 Pääkäyttäjän työkalut

Nollaa palkat (taso 99)

Toiminnolla voidaan poistaa palkanlaskentamerkintä kaikista tapahtumista valitulta työntekijältä. Käytetään vain virhetilanteissa.

Palkanlaskennan tarkastusväli (taso 99)

Mikäli haluat tarkastella aikaisempia jaksoja ruksaa kohta ”Palkanlaskennan tarkastusväli”, valitse päivämääräväli ja paina ”Tallenna jaksoväli”.

Tapahtumien hyväksyminen (tasot 1, 2, 10 ja 99)

Valitse tarkasteltava henkilö. Mikäli henkilön tuntilapun tila on valmis. Voit muuttaa tuntilapun tilaksi ”Hyväksytty” painamalla Hyväksy –nappia.

Kaikkien henkilöiden tuntilaput tulee olla ”Hyväksytty” –tilassa, jotta tiedot siirtyvät palkanlaskentaan.

 

3 Tapahtumien siirto työmääräimelle (laskutukseen)

Valitse Sovellukset -> Myynti -> Työmääräimet/tilaukset. Hae työmääräin, jolle on syötetty tapahtumia. Avaa työmääräin F4:llä ja mene rivitiedoille F5. Liiku tyhjälle riville ja valitse F5 Hae tapahtumat. Voit hakea työmääräimelle vain hakemattomat tapahtumat tai kaikki työmääräimelle syötetyt tapahtumat. Tapahtumia ei tarvitse hyväksyä ennen työmääräimelle hakua.

Haun jälkeen tapahtuma siirtyy riveille ja merkataan tapahtumakirjauksessa laskutetuksi.

Työmääräinrivit

Tapahtumakirjaus

 

3.1 Palkkatapahtumien linkitys

Syötetyt palkkatapahtumat tapahtumakirjauksessa pitää linkittää jollekin laskutuskoodille (hinnaston tuotteelle), jotta syötetyt tapahtumat siirtyvät työmääräimelle.

Siirry kohtaa Rekisterit -> Parametrit ja etsi parametri PORTAALI. Avaa parametri F4:llä ja valitse F5 rivitiedot. Liiku halutun henkilön kohdalle ja valitse F4 Laskutuskoodit

Valitse vasemmasta sarakkeesta palkkatapahtuma ja keskimmäisestä sarakkeesta tapahtumaa vastaava hinnastokoodi. Paina lisää, jolloin linkitys siirtyy ”Laskutuskoodit” sarakkeeseen. Voit kohdistaa hinnaston koodit syöttämällä hakukenttään koodin alkua ja painamalla kohdista.

Jos haluat poistaa linkityksen, valitse haluttu linkitys oikeasta sarakkeesta ja paina poista.

 

4 Tapahtumien siirto palkanlaskentaan

Kun kaikki tapahtumat on merkitty valmiiksi ja hyväksytty, voidaan tapahtumat hakea palkanlaskentaan. Tapahtumat voidaan hakea palkkajaksolle vain siirryttäessä jakson rivitiedoille ensimmäisen kerran.

Siirry palkanlaskentaan ja perusta uusi jakso. Syötä jaksolle alku ja loppu päivät. Jaksolle haetaan tapahtumat tapahtumakirjauksesta tältä aikaväliltä. Valitse F5 Rivitiedot.

Kun vastaat kysymykseen, siirtyvät ne henkilöt palkanlaskentaan joille on syötetty tapahtumia tapahtumakirjauksessa. Siirretyt tapahtumat merkitään haetuiksi palkanlaskentaan.

Palkanlaskentarivit

Tapahtumakirjaus

Avaa henkilön tapahtumat painamalla F5 Tapahtumat. Tee mahdolliset muokkaukset ja lisäykset ja paina lopuksi Hyväksy.

4.1 Tapahtumakirjauksen palkkatapahtumien valinta

Valitse Rekisteri-> Parametrit. Hae parametri PA_TAPAHTUMAT ja avaa parametri F4:llä. Siirry parametrit rivitiedoille painamalla F5.

Kun Nro sarakkeeseen syötetään numero, aktivoituu ko. tapahtuma tapahtumakirjaukseen. Syötä numerot aktivoitaville tapahtumille taulukon mukaan:

1	Tuntityö	65	Ateriakorvaus	92	yli 70 km
2	Urakkatyö	66	Puolipäiväraha	93	yli 80 km
21	ylityö 50%	67	Kokopäiväraha	94	yli 90 km
22	ylityö 100%	68	KM-korvaus	95	yli 100 km
23	ylityö 150%	69	Matkakorvaus
24	ylityö 200%	70	Yömatkaraha
40	Arkipyhäkorvaus	85	Matkakorvaus yli 5 km
50	Sairausaika	86	yli 10 km
55	Vuosiloma	87	yli 20 km
56	Saldovapaa	88	yli 30 km
57	Talviloma	89	yli 40 km
58	Ylityövapaa	90	yli 50 km
59	Pekkasvapaa	91	yli 60 km

Huom! Jos tapahtumakirjausta on jo käytetty ja haluat muuttaa tapahtuman numeroa, ota yhteyttä Pajadatan ylläpitoon ja kysy lisäohjeita.

5 Parametrit

KÄYTTÄJÄ_XXX

Nimi: Käyttäjän kirjautumisnimi
Tyyppi: 1
Arvo1: Käyttäjän salasana sekä tunnus tapahtumakirjauksessa kaksoispisteellä eroteltuna.

Jos haluat rajata käyttäjälle oikeuden vain tapahtumakirjaukseen, valitse F5 rivitiedot. Valitse sovellus-sarakkeeseen ”Poikkeus” ja oikeus-sarakkeeseen ”Vain tapahtumakirjaus”.

TAPAHTUMAKIR_ALKU ja TAPAHTUMAKIR_LOPPU

Parametreille tallennetaan tapahtumien syöttövälin alku- ja loppupäivä sovellusta käyttöönotettaessa. Muulloin päivämäärää vaihdetaan Tapahtumien kirjausikkunassa.

Tyyppi: 4
Arvo4: Päivämäärä

TAPAHTUMAKIR_ALKU_LASKENTA ja TAPAHTUMAKIR_LOPPU_LASKENTA

Parametreille tallennetaan tapahtumien tarkasteluvälin alku- ja loppupäivä sovellusta käyttöönotettaessa. Muulloin päivämäärää vaihdetaan Tapahtumien kirjausikkunassa.

Tyyppi: 4
Arvo4: Päivämäärä

TAPAHTUMAKIR_TASO

Parametrilla määritetään palkkatapahtumien yhdistely laskutuksessa

Tyyppi: 2
Arvo2: Taso (0,1,2 tai 3)

0	Yhdistää kaikki samat tapahtumat yhdeksi riviksi
1	Samalle päivälle syötetyt tapahtumat yhdistetään yhdeksi riviksi, koodi -järjestyksessä.
2	Samalle päivälle syötetyt tapahtumat yhdistetään yhdeksi riviksi, päivämäärä -järjestyksessä.
3	Samalle päivälle syötetyt tapahtumat yhdistetään yhdeksi riviksi henkilöittäin, sekä lisää työmääräinriveille myös tapahtumalle syötetyn lisätiedon tekstirivinä

MUUT TARVITTAVAT PARAMETRIT

Katso kohdat:

• Käyttöoikeustasot
• Tapahtumakirjauksen palkkatapahtumien valinta
• Palkkatapahtumien linkitys