Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto (Maventa)

1. Verkkolaskujen lähetys

2. Laskun lähetys operaattoriverkkoon
2.1 Useampi operaattori samalla OVT-tunnuksella
2.2 Vastaanottajalla käytössä ns. osastotunnus

3. Laskun lähetys pankkiverkkoon
4. Laskun lähetys tulostuspalveluun
5. Laskun lähetys sähköpostiin
6. Sähköiselle laskulle välittyvät tiedot
7. Sähköisen laskun liitteet
8. Laskun lähetys

Tulosta


1. Verkkolaskujen lähetys

Sähköisenä aineistona lähtevät laskut menevät asiakkaalle ensisijaisesti verkkolaskuina. Mikäli asiakkaalla ei ole verkkolaskujen vastaanottoa käytössä, laskut menevät tulostuspalveluun ja sieltä postissa vastaanottajalle tai ne voidaan toimittaa asiakkaalle sähköpostiin.

Verkkolaskun mukana on myös mahdollista lähettää liitteitä. Liitteet skannataan ja nimetään laskunumeron mukaan niin ne lähtevät automaattisesti laskun mukana vastaanottajalle. Tulostuspalveluun liitteet eivät mene, mutta ne voidaan lähettää ohjelmasta automaattisesti asiakkaan sähköpostiin lisäämällä sähköpostiosoite Liite s-posti –kenttään.

Tulostuspalvelussa on käytössä yksi vakiomuotoinen laskupohja, johon on mahdollista saada oma logo. Tulostuspalveluun lähtevät laskut voidaan toimittaa asiakkaille joko ykkös- (priority) tai kakkosluokassa (economy).

2. Laskun lähetys operaattoriverkkoon

Lähettäessäsi verkkolaskuja operaattorisi on Maventa jonka operaattoritunnus 003721291126. Oma verkkolaskuosoitteesi on ovt-tunnus, joka muodostuu Suomen maatunnuksesta ja yrityksen y-tunnuksesta (ilman väliviivaa). (esim. y-tunnus on 0981392-1 ja Suomen maatunnus on aina 0037 eli ovt-tunnus on 003709813921).

Lisää asiakasrekisterissä laskun vastaanottajalle ovt-tunnus. Tallenna myös y-tunnus. Osa operaattoreista ei välitä eteenpäin laskuja joista puuttuu y-tunnus.

Laskun vastaanottajan tiedot täytyy löytyä TIEKE:n verkkolaskuosoitteistosta. Asian voi tarkastaa osoitteesta http://verkkolasku.tieke.fi/

2.1 Useampi operaattori samalla OVT-tunnuksella

Mikäli vastaanottajalla on samalla OVT-tunnuksella kaksi tai useampia vaihtoehtoisia operaattoreita, jätä OVT- tunnus tyhjäksi ja laita välittäjä ja verkkolaskuosoite– kenttään vastaanottajan välittäjä ja vastaanottajan verkkolaskuosoite. HUOM! Tietojen välissä on oltava välilyönti. Tallenna myös y-tunnus. Osa operaattoreista ei välitä eteenpäin laskuja joista puuttuu ytunnus.

Jos vastaanottajan ovt-tunnus jostain syystä puuttuu TIEKE:n rekisteristä, toimitaan samalla tavalla.

2.2 Vastaanottajalla käytössä osastotunnus

Mikäli vastaanottajalla on käytössä ns. osastotunnukset, laita välittäjä ja verkkolaskuosoite -kenttään vastaanottajan välittäjä ja vastaanottajan verkkolaskuosoite (HUOM! Tietojen välissä on oltava välilyönti) sekä OVT-tunnus kenttään PLUS- merkki ja osastotunnus. Tallenna myös y-tunnus. Osa operaattoreista ei välitä eteenpäin laskuja joista puuttuu y-tunnus.

Osastotunnuksia on käytössä mm. isännöitsijätoimistoilla ja yrityksillä joilla on useita toimipisteitä eri paikoissa.

3. Laskun lähetys pankkiverkkoon

Laskun vastaanottajan välittäjän ollessa pankki, jätä ovt-tunnus tyhjäksi ja laita asiakkaan välittäjätunnus ja verkkolaskuosoite Välittäjä ja verkkolaskuosoite- kenttään. HUOM! Tietojen välissä on välilyönti.
Tallenna myös y-tunnus. Osa operaattoreista ei välitä eteenpäin laskuja joista puuttuu y-tunnus.

Aina kun verkkolaskuosoite on FI –alkuinen on operaattorina pankki. Verkkolaskuosoite voi alkaa myös 0037… vaikka operaattori on pankki.

Laskun liitteet eivät välity laskun mukana vastaanottajalle, jos vastaanottajan operaattorina on pankki. Lisäämällä asiakkaan sähköpostiosoitteen Liite s-posti –kenttään, lähtevät laskun liitetiedostot sähköpostilla asiakkaalle. HUOM! Liitteiden lähetys sähköpostiin ei toimi ilman vaadittuja parametreja.

Liitteet voi lähettää myös verkkolaskun mukana, ellei niitä halua tai pysty ohjaamaan sähköpostiin. Tällöin Maventa poistaa automaattisesti liitetiedostot verkkolaskulta, mutta liittää verkkolaskutiedostoon uniikin linkin, jota seuraamalla vastaanottaja voi käydä noutamassa liitetiedostot Maventan laskun esilläpitopalvelusta.

Laskukuvan ja liitetiedoston käsittelyssä on eroja riippuen vastaanottajan pankista. Tarvittaessa vastaanottaja saa ohjeita omasta pankista.

4. Laskun lähetys tulostuspalveluun

Verkkolaskuna lähetetty lasku menee vastaanottajalle tulostuspalvelun kautta, jos TIEKE:n rekisteristä ei löydy vastaanottajalle tietoja tai siellä on tieto ettei verkkolaskuja vastaanoteta. Jos haluat ettei tietoja edes tarkasteta, laita asiakkaan tietoihin OVT-tunnus kenttään sana PRINT. Tällöin lasku menee aina suoraan tulostuspalveluun. Tulostuspalveluun ei voi lähettää liitteitä. Myös tulostuspalveluun menevien laskujen asiakkaan tietoihin kannattaa tallentaa y-tunnus.

5. Laskun lähetys sähköpostiin

Verkkolaskuna lähetetty lasku menee vastaanottajalle sähköpostiin, jos TIEKE:n rekisteristä ei löydy vastaanottajalle tietoja tai siellä on tieto, ettei verkkolaskuja vastaanoteta ja asiakastietoihin on tallennettu Lasku s-posti kenttään vastaanottajan sähköpostiosoite. Myös sähköpostiin menevien laskujen asiakkaan tietoihin kannattaa tallentaa y-tunnus. Jos TIEKE:n rekisterissä on virheellisesti tieto, että verkkolaskuja vastaanotetaan, lasku lähetetään ko. verkkolaskuosoitteeseen verkkolaskuna, ei sähköpostina!

6. Sähköiselle laskulle välittyvät tiedot

Alla olevasta kuvasta näkyy kentät, joilta tiedot välittyvät sähköiselle laskulle. Tähdellä (*) merkityt kentät eivät oletusasetuksilla välity sähköiselle aineistolle, mutta ne on mahdollista saada parametrimuutoksilla mukaan sähköiselle laskulle. Tyhjänä olevat kentät eivät välity laskun saajalle. Laskun rivit välittyvät aina laskun saajalle, joten niitä kannattaa hyödyntää lisätietojen välittämisessä.

7. Sähköisen laskun liitteet

Sähköiselle laskulle voi liittää yhden tai useamman liitteen, jotka välittyvät laskun vastaanottajalle. Laskun liitteiden maksimi määrä on 5 kpl (laskun kuva + 5 liitettä) ja maksimi tiedostokoko 5 Mt. Suuria liitteitä sisältävät laskut on suositeltavaa lähettää yksi kerrallaan.

Liitteet eivät välity laskujen tulostuspalveluun.

Jos Liite s-posti –kenttään on syötetty sähköpostiosoite, lähtevät liitteet sähköpostiviestin liitteenä suoraan ohjelmasta, riippumatta siitä mitä kautta laskut menevät.

Liitteen voit lisätä laskulle kahdella tavalla:

Vaihtoehto 1 (suositus)
Tallenna liitetiedosto \\XPAJA\DOKLASKU\ –kansioon ja nimeä se niin, että tiedostonimen alkuun tulee laskun numero, heti perään alaviiva ja sitten omavalintainen teksti. Esim. laskun 5238 liitetiedosto nimi voi olla 5238_liite1.pdf (jos haluat tallentaa laskulle liitteen ennen kuin olet sen tulostanut laskuksi, tallenna liite \\XPAJA\DOKLASKUAVOIN\ –kansioon ja nimeä tiedosto avoimen laskun numeron mukaan)

Vaihtoehto 2
– Avaa lasku (F4 Näytä tiedot)
– F10 Selitteet  4. Dokumentit
– Selaa –napilla hae haluamasi liite ja lisää se dokumentteihin

Huom! Sallitut tiedostomuodot liitteille: doc, xls, tif, jpg, gif, txt, xml, xsl, html, htm, pdf

Jos Xpaja on virtuaalipalvelimella, voidaan siirto omalta koneelta virtuaalipalvelimella
automatisoida. Ota tarvittaessa yhteyttä Pajadatan tukeen.

8. Laskun lähetys

Vaihtoehto 1.

  1. Tee lasku(t) valmiiksi normaaliin tapaan ja lisää halutessasi liitteet (Muista tulostaa laskut, avoimia ei voi lähettää).
  2. Poimi laskut sarkain- eli tabulaattori-näppäimellä.
  3. Valitse F6 Toiminnot -> E-laskutus.

Vaihtoehto 2.

  1. Tee lasku(t) ja tallenna ne avoimiksi (älä tulosta vielä).
  2. Poimi laskut sarkain- eli tabulaattori-näppäimellä.
  3. Valitse F7 Tulosteet ->  Poimittujen laskutus.

Sähköisten laskujen lähetys on myös mahdollista automatisoida niin, että laskun tulostuksen yhteydessä tulee kysymys: Tehdäänkö e-lasku (Kyllä/Ei)? Tämä kytketään päälle FV_OPERAATTORI parametrilla.

Kun lähetys on valmis, tulee näyttöön ilmoitus lähteneiden laskujen määrästä.

Joskus ilmoitus lähteneistä laskuista voi jäädä toisen ikkunan alle. Ellei mitään näytä tapahtuvan, klikkaa Windows:in alapalkista Xpajan kuvaketta. Tämä tuo ilmoituksen esille jos se on jäänyt piiloon.

Voit varmistaa laskujen lopullisen lähetystavan kirjautumalla tunnuksillasi Maventan verkkopalveluun osoitteessa: https://secure.maventa.com/login

 

Top